請求書や申込書の入力は、AI-OCRと生成AIの使い分けで自動化できます。作業時間が約3〜8割減った自治体の事例、手順、プロンプト例、確認すべき点を解説します。
請求書や申込書の内容を、システムや表計算ソフトに打ち込む作業は、AIで自動化できます。公表されている自治体の事例では、作業時間が約3割から約8割減っています。紙やPDFの書類を読み取る「AI-OCR」と、文章や画像を理解して必要な項目を抜き出す「生成AI」を使い分けるのがポイントです。ただし、金額や日付の読み間違いはゼロにはならないため、人が確認する工程は残します。この記事では、2つの技術の違い、公表されている自治体の導入事例の数字、自動化の手順、そして法人研修で教える内容を、非エンジニアの方向けに整理します。
書類の入力作業はAIで自動化できる？
結論から言うと、書類から「取引先名・日付・金額・品目」などの項目を読み取り、表やシステムに入れる作業は、AIでかなりの部分を自動化できます。特に、同じ形式の書類が毎月たくさん届く業務ほど効果が出ます。
一方で、読み取った金額が発注の内容と合っているか、支払ってよい請求か、といった判断は人の仕事です。書類処理の自動化は「打ち込む作業をなくし、人は照合と判断に集中する」ことを目標にすると、うまく進みます。
入力作業は、議事録や問い合わせ対応と並んで、社内でAI活用を始める題材に向いています。作業の量が多く、正解がはっきりしていて、効果を「1枚あたりの時間」で測りやすいからです。
AI-OCRと生成AIは何が違う？どう使い分ける？
OCRとは、画像の中の文字を読み取って文字のデータにする技術です。AI-OCRは、そこにAIを組み合わせて、手書きの文字なども読み取りやすくしたものです。最近は、取引先ごとに形式が違う書類にも対応する製品が増えています。生成AIは、書類の画像やPDFを渡すと、内容を理解したうえで「請求元・請求日・合計金額を表にして」といった指示に答えられます。
比べる点 | AI-OCR | 生成AI（ChatGPT・Claudeなど） |
|---|---|---|
得意な書類 | 申込書やアンケートなど、形式が決まった書類 | 取引先ごとに形式が違う請求書、メール本文、自由記述 |
得意な量 | 毎月数百〜数千枚の大量処理 | 少量〜中量、種類の多い書類 |
準備 | 書類ごとに読み取る位置を設定する（形式の違いに対応する製品もある） | 抜き出す項目と出力の形を指示文で決める |
注意点 | 製品によっては、形式が変わると設定し直しが必要 | 読み間違いのほか、書かれていない値を補ってしまうことがある |
最近は、会計ソフトや経費精算のサービスにも、請求書や領収書を読み取る機能が入っています。読み取った内容から勘定科目の候補を出す機能を持つものもあります。すでに使っているサービスにその機能があるなら、まずそこから試すのが手軽です。
AIで書類処理を自動化すると、どのくらい時間が減る？
公表されている自治体の事例では、書類処理の作業時間が約3割から約8割減っています。大分県別府市では、2週間かかっていた分類の作業が2日になった例もあります。
組織 | 対象の書類 | 公表されている効果 |
|---|---|---|
岩手県久慈市 | ふるさと納税の申請書（年間約2万件）、アンケート（約4,000枚） | 2020年の実証実験で、AI-OCRと定型作業の自動化ツール（RPA）を使い、ふるさと納税の申請書をシステムに入れる処理で月あたり約78%、アンケートの集計（AI-OCRのみ）で約83%の作業時間を削減（NTT東日本の導入事例） |
長野県佐久市 | 寄附金税額控除の申告特例の申請書 | AI OCRによる帳票処理で、入力期間が約1か月から約2週間に短縮。作業時間を28.9%効率化（2022年発表） |
大分県別府市 | アンケートの自由記述 | 生成AIで分類し、人が結果を確認する形で、2週間かかっていた作業が2日で終了 |
3つの事例を比べると、効果に差があることが分かります。久慈市ではふるさと納税の申請書処理で約78%、アンケートの集計で約83%、佐久市では申請書の処理で約3割（28.9%）の効率化です。書類の種類や、どこまで人が確認するかで効果は変わるため、自社の数字は自社で測る必要があります。
また、別府市の例は、生成AIが「数字の読み取り」だけでなく「文章の分類」にも使えることを示しています。お客様アンケートや日報の自由記述をまとめる作業も、書類処理の自動化の対象になります。
書類処理の自動化はどう進める？5つの手順
書類の数を数え、抜き出す項目を決め、道具を選び、人が照合し、記録を残す、の5つの手順で進めます。
- 書類の種類と枚数を数える：1か月に届く書類を種類ごとに数え、1枚あたりの入力時間を測ります。
- 抜き出す項目を決める：請求書なら「請求元・登録番号・請求日・支払期日・税込合計・税率ごとの金額」のように、項目と書き方をそろえます。
- 読み取る道具を選ぶ：形式が決まっていて量が多ければAI-OCR、形式がばらばらなら生成AIや会計ソフトの読み取り機能を選びます。
- 人が照合する：読み取った結果を、元の書類や発注・納品の記録と照らし合わせます。全件の確認が難しい場合は、金額の大きいものを必ず確認するなど、ルールを決めます。
- システムに入れて記録を残す：会計ソフトなどに登録し、誰が確認したかを記録します。
いきなり全部の書類を対象にせず、件数の多い1種類から始めるのが失敗しにくい進め方です。
部署別に自動化しやすい書類の例
請求書のほか、注文書、各種の申請書、アンケート、日報など、入力や転記に時間がかかっている書類は自動化の対象になります。部署ごとの代表的な例です。
部署 | 書類の例 | 自動化しやすい作業 |
|---|---|---|
経理 | 請求書、領収書、経費の申請 | 項目の読み取り、会計ソフトへの登録の下準備 |
営業・事務 | 注文書、見積もりの依頼、名刺 | 品目・数量・納期の転記、顧客台帳への入力 |
人事・総務 | 各種の申請書、アンケート | 申請内容の一覧化、自由記述の分類と集計 |
現場・店舗 | 点検表、日報、お客様アンケート | 手書きの記録のデータ化、気になる記述の抜き出し |
失敗しやすい3つのパターン
失敗の多くは、確認を省くこと、書類に合わない道具を選ぶこと、元の書類の保存を忘れることの3つです。
- 確認なしで登録してしまう：読み取り結果をそのまま会計ソフトに入れると、桁の誤りや日付の取り違えが後から見つかり、修正に余計な時間がかかります。
- 道具と書類が合っていない：形式がばらばらな請求書をAI-OCRで処理しようとして、設定の手間が増える例があります。書類の性質に合わせて道具を選びます。
- 元の書類の保存を忘れる：読み取ったデータだけを残し、元の書類やデータを決められた方法で保存していないと、税務の確認で困ります。
そのまま使える読み取りの指示文の例
生成AIで請求書を読み取るときの、指示文の型の例です。
添付の請求書から、次の項目を表にしてください。
# 項目
請求元 / 登録番号 / 請求日 / 支払期日 / 品目 / 税率ごとの金額 / 税込合計
# 守ること
- 書類に書かれている文字だけを使う
- 読み取れない、または書かれていない項目は「不明」と書く
- 計算して補わない（合計が書かれていなければ「不明」）
- 最後に、読み取りに自信がない項目を一覧にするポイントは「計算して補わない」「書かれていなければ不明」と指示することです。生成AIは、欠けている値をそれらしく埋めようとすることがあります。書類に無い値が紛れ込むと、照合で見落としやすくなるため、空欄は空欄のまま出させます。
請求書をAIで読み取るとき、何を確認する？
請求書の処理は、税の制度とも関わります。AIで読み取る場合も、次の点は人が確認する前提で進めてください。
- インボイス制度の登録番号：2023年10月に始まったインボイス制度では、請求書の発行元が登録を受けた事業者かどうかが、消費税の計算に関わります。登録番号は「T」と13桁の数字で、国税庁の公表サイトで確認できます。
- 税率ごとの金額：8%と10%の品目が混ざっている請求書は、税率ごとの金額を正しく分けて読み取れているかを確認します。
- 電子データの保存：メールなどで受け取った請求書のデータは、電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があります。紙に印刷して保存するだけでは足りません。AIで読み取った後も、元のデータは決められた方法で残します。
- 二重の支払い：同じ請求書が紙とメールで2回届くことがあります。請求元・請求日・金額が同じものがないか確認します。
制度の細かな扱いは、顧問の税理士や国税庁の案内で確認してください。AIは入力の手間を減らす道具であり、税務の判断をAIに任せることはできません。
AIテックベースの運営での使い方
AIテックベースの運営者は、会計ソフトに登録した仕訳をAIに週に1回点検させています。取引先ごとに決めた勘定科目や税区分のルールをAIに渡し、ルールと違う仕訳の候補を一覧にさせて、人が確認してから直します。AIは「間違いかもしれない箇所」を見つけるのは速い一方で、判断を誤る候補も出します。だからこそ、修正は必ず人が行い、過去の決算に関わる仕訳には手を付けないなど、AIに触らせない範囲も決めています。読み取りでも点検でも、「AIが候補を出し、人が決める」形にしておくと安心して続けられます。
法人研修では何を教える？
研修では、現状の測定、抜き出す項目の決定、練習用の書類での試行、誤りを探す練習、確認ルールの決定の5つを教えます。経理・総務の担当者向けの研修で扱うと効果が出やすい題材です。
- 現状を測る：受講者が扱っている書類の種類、枚数、1枚あたりの時間を書き出します。
- 項目の一覧を作る：自社の会計ソフトや表に合わせて、抜き出す項目と書き方をそろえます。
- 練習用の書類で試す：取引先の情報を含まない練習用の請求書や申込書で、生成AIに読み取らせます。
- 誤りを探す練習をする：わざと読み取りにくい書類を混ぜ、AIの誤りを見つけて直す練習をします。
- 確認のルールを決める：全件を確認するのか、金額で区切るのか、誰が確認するのかを決めて終わります。
目安としては、半日の研修で手順1〜4までを体験し、その後2週間ほど実際の書類で試してから、確認のルールを見直すのが進めやすい流れです。試行の期間中は、1枚あたりの時間と、人が直した項目の数を記録しておきます。直した項目に偏りがあれば、指示文の書き方や、抜き出す項目の決め方を変えるきっかけになります。
研修で大切なのは「AIは間違える」という前提で、照合の手順まで含めて身につけることです。研修後に社内で定着させる方法はAI研修をしても社内に定着しない理由｜研修後30日の実行計画で解説しています。
よくある質問
Q. 手書きの書類も読み取れますか？
A. AI-OCRや生成AIは手書きの文字も読み取れますが、くせのある字や薄い字では誤りが増えます。手書きの書類ほど、人の確認を厚めにしてください。
Q. 取引先の請求書をChatGPTなどに入れても大丈夫ですか？
A. 請求書には取引先の情報が含まれます。入力したデータの扱いが明記された法人向けの契約を使い、社内ルールで入力してよい書類を決めてから使ってください。
Q. AI-OCRと生成AI、どちらから始めればよいですか？
A. 決まった形式の書類が毎月大量にあるならAI-OCR、形式がばらばらで量がそれほど多くないなら生成AIや会計ソフトの読み取り機能から始めるのがおすすめです。
Q. どのくらい時間が減りますか？
A. 公表されている自治体の事例では、作業時間の削減は約3割から約8割まで幅があり、別府市では2週間の作業が2日になった例もあります。書類の種類と確認の手間で変わるため、導入前に1枚あたりの時間を測っておいてください。
まとめ：読み取りはAI、照合と判断は人
- 請求書や申込書から項目を読み取り、入力する作業はAIで自動化できる
- 形式が決まった大量の書類はAI-OCR、形式がばらばらの書類は生成AIが向いている
- 久慈市で約8割、佐久市で約3割の作業時間を削減した事例が公表されている
- 登録番号・税率ごとの金額・二重の支払いは人が確認する
- 研修では、項目の一覧と照合のルールまで作って終わる
社員がAIを実務で使えるようになるまでの進め方は、AI法人研修のページでもご紹介しています。
参考資料
